cashaca.be

Zelf de boekhouding van een eenmanszaak doen

In België mag iedereen zijn eigen boekhouding voeren en u bent niet verplicht een boekhouder te gebruiken.

Als u als zelfstandige zelf uw boekhouding wilt voeren kan u dit volledig gratis doen in Excel of u kan een boekhoudpakket zoals Cashaca gebruiken welke specifiek is gefocust op zelfstandige die zelf hun boekhouding willen voeren.

Wat uw keuze ook is, u spaart zoizo snel meer dan duizend euro uit per jaar uit, zelfs als kleine bijberoeper!


Wat kost een boekhouder typisch in vergelijking ?

Boekhouder Excel Cashaca
Minder dan 30 aankoop- en verkoopfacturen per maand 1200 - 1800 euro per jaar 0 euro vanaf 228 euro per jaar
30 - 60 aankoop- en verkoopfacturen per maand 1500 - 2400 euro per jaar 0 euro vanaf 228 euro per jaar
60-150 aankoop- en verkoopfacturen per maand 2400+ euro 0 euro 468 euro per jaar

Hieronder bespreken we de verschillende onderdelen van een bewijskrachtige boekhouding:

Zelf een vereenvoudigde boekhouding voeren

Indien u zelf uw boekhouding wilt doen dan kan u best voor een vereenvoudigde boekhouding kiezen (ook wel enkelvoudig boekhouding genoemd). Deze manier van boekhouden is intuïtiever dan een dubbele boekhouding en termen zoals “debit” en “credit” moet u hierbij niet begrijpen.

Het bijhouden van een vereenvoudigde boekhouding draait rond het invullen van drie “dagboeken”. De benaming “boek” is historisch gegroeid want tegenwoordig worden deze boeken natuurlijk elektronisch bijgehouden. U moet eigenlijke aan drie tabellen denken waarin u al uw verrichtingen opneemt.

Aankoopdagboek

Het aankoopdagboek is een tabel met al uw aankopen welke doorlopend worden genummerd. Als zelfstandige worden waarschijnlijk sommige van uw aankopen gemengd gebruikt: zowel voor beroep- als privégebruik (denk aan een telefoonrekening). In deze gevallen moet u ook steeds het percentage privé/beroepsgebruik mee noteren.

Verkoopdagboek

Het verkoopdagboek is een tabel met al uw verkopen welke doorlopend worden genummerd. Voor verkopen waarbij u facturen uitschrijft moet elke factuur apart in dit boek worden opgenomen.

Heeft u ook verkopen waarbij u geen factuur uitschrijft dan moet u ook een “dagontvangstenboek” bijhouden. De bedragen die u hierin noteert naar aanleiding van verkopen zonder factuur kan u wekelijks of maandelijks in uw verkoopdagboek overnemen.

Financieel dagboek

Het financieel dagboek is een tabel met al uw ontvangen en verstuurde betalingen welke doorlopend worden genummerd. Dit zijn dus zowel betalingen in cash, bankverrichtingen en eventueel Paypal betalingen en dergelijke.

Elke verkoop en aankoop neemt u dus typisch twee keer op in uw vereenvoudigde boekhouding: één keer in uw verkoop- of aankoopdagboek en bij betaling één keer in uw financieel dagboek.

Voorbeeld: bij uitschrijven van een factuur neemt u deze reeds op in uw verkoopdagboek. Wanneer nadien uw klant betaalt neemt u de betaling op in uw financieel dagboek.

De belasting op uw winst is steeds gebaseerd op uw aankoop- en verkoopdagboek.

Inventaris

Als laatste moet u ook jaarlijks een inventaris opstellen van al de schulden en bezittingen. Bij fiscale controles is het hierbij vooral belangrijk om de waarde van uw voorraad goed te noteren aangezien deze waarde een impact heeft op de berekening van uw winst waarop u belast wordt. De andere componenten zijn wat fiscale controles betreft minder belangrijk.

Bovenstaande verplichtingen zijn heel eenvoudig volledig gratis zelf te doen in Excel. Spijtig genoeg treden er nog extra complicaties op waarbij online boekhoudsoftware toch zeer handig is: BTW aangiftes, de jaarlijkse klantenlisting, en het opstellen van een resultatenrekening en het invullen van uw belastingformulier.

Zelf een BTW aangifte opstellen

Voor elke aankoop en verkoop die u opneemt in uw verkoop- en aankoopdagboek moet u bepalen op welke roosters in de BTW aangifte zijn een impact hebben. Daarna maakt u per kwartaal en per rooster de som over al uw verkopen en aankopen. Nodeloos te zeggen dat dit een hele klus is als u dit manueel wilt doen in Excel. In Cashaca worden aan de hand van de informatie die u gevraagd wordt bij de invoeren van aankopen en verkopen de juiste getallen automatisch bij de juiste rooster toegevoegd.

Voorbeeld: u geeft een verkoop aan een Belgische klant in in uw verkoopdagboek. U houdt dan verder ook bij dat de volgende bedragen in de volgende BTW roosters moeten terecht komen

Rooster [00]: het bedrag excl. BTW waarop u 0% BTW moet aanrekenen
Rooster [01]: het bedrag excl. BTW waarop u 6% BTW moet aanrekenen
Rooster [02]: het bedrag excl. BTW waarop u 12% BTW moet aanrekenen
Rooster [03]: het bedrag excl. BTW waarop u 21% BTW moet aanrekenen
Rooster [54]: het BTW bedrag

In volgend artikel wordt de impact van de meest voorkomende soorten aankopen en verkopen (~ een 15 tal) op de BTW roosters besproken: Zelf BTW aangifte opstellen

Gelukkig ontsnapt één groep van kleine ondernemers hieraan: zij die gebruikmaken van het statuut van vrijstelling van BTW. Deze groep moet geen BTW aanrekenen op zijn verkopen maar mag ook geen BTW terugtrekken op zijn aankopen. Als gevolg hiervan moeten zij ook geen BTW kwartaalaangifte invullen. (Maar nog wel jaarlijks een klantenlisting!)

Volgend artikel bespreekt of dit statuut financieel interessant is voor uw zaak: BTW vrijstelling interessant?

Zelf een BTW klantenlisting invullen

Elk jaar moeten alle ondernemers met een BTW nummer een lijst doorsturen aan de BTW met hun totale omzet opgesplitst per zakelijke klant (=klanten met een BTW nummer waarvoor een factuur werd opgesteld). Dit betekent dus dat indien u een verkoopdagboek in Excel bijhoudt u per verkoop ook een kolom met het BTW nummer van de klant moet voorzien zodat u nadien per BTW nummer de verkopen bij elkaar kan tellen.

Indien u online boekhoudsoftware gebruikt wordt dit natuurlijk automatisch voor u gedaan.

Ook nog even vermelden dat enkel klanten met een omzet hoger dan 250 euro in deze lijst moeten worden opgenomen.

Zelf een resultatenrekening en belastingaangifte invullen.

Aan de hand van de aankopen en verkopen die u opneemt in uw aankoop- en verkoopdagboek kan een resultatenrekening worden opgesteld. Een resultatenrekening toont een samenvatting van alle inkomsten en kosten van uw zakelijke activiteiten en rekent zo de belastbare winst uit.

In een vereenvoudigde boekhouding bestaat een resultatenrekening minimal uit de volgende componenten:

[A] Omzet
[B] Aankoop van handelsgoederen, grond- en hulpstoffen Dit zijn de goederen die u aankocht om (na verwerking) door te verkopen aan uw klanten
[B bis] Voorraadwijziging Dit is het verschil tussen de waarde van uw voorraad aan het begin en einde van het jaar
[C] Bruto winst = [A] - ([B] - [Bbis]) Wat u hierbij moet opvallen is de component [B bis]. De aankoop van handelsgoederen heeft dus geen impact op uw kosten of bruto winst aangezien zowel [B] als [Bbis] omhoog gaan in dit geval. Het is enkel pas na een verkoop dat deze aankopen dat zij als een netto-kost in uw resultatenrekening en winst zullen verschijnen.
[D] Overige kosten Alle aankopen die niet in lijn [B] terecht komen (bv kantoorbenodigdheden, alle mogelijke diensten die u betaalde, etc). Deze lijn wordt meestal ook opgesplitst in categorieën zodat u een beter inzicht krijgt in de opbouw van deze verschillende kosten. Bij een vereenvoudigde boekhouding bent u zelf vrij te kiezen hoe u deze opsplitsing wilt organiseren.
[E] Afschrijvingen Bij aankoop van goederen die langer dan één jaar meegaan en die u niet koopt om door te verkopen mag u de volledige aankoopprijs niet in het jaar van aankoop volledig opnemen in uw resultatenrekening: u moet deze afschrijven en elk jaar dat deze afgeschreven worden zal u een deel van de aankoopprijs opnemen in uw resultatenrekening
[F] Winst voor belasting = [C] - [D] - [E]

Nog even verduidelijken dat de bedragen in de resultatenrekening steeds excl. aftrekbare BTW zijn. Het beroepsgedeelte van de BTW die u niet mag terugtrekken op uw aankopen mag daarentegen wel worden opgenomen in de resultatenrekening. Ook is het belangrijk dat bij aankopen die gedeeltelijke voor privé gebruik bestemd zijn u enkel het gedeelte beroepsgebruik opneemt in de resultatenrekening.

Indien u zelf een resultatenrekening in Excel wilt opstellen moet u dus bij de invoer van verkopen in uw aankoopdagboek ook steeds aangeven of de aankoop in de lijn "[B] handelsgoederen, grond- of hulpstoffen" moet terechtkomen, of in de lijn "[D] overige kosten" moet terechtkoment of moet worden afgeschreven en zo indirect in de lijn "[E] Afschrijvingen" moet terechtkomen.

Natuurlijk doet online boekhoudsoftware zoals Cashaca dit automatisch voor u.

Bijhouden van bewijsstukken

Het is niet voldoende om uw aankopen en verkopen op te nemen in de dagboeken. U moet ook de bewijsstukken voor deze transacties bijhouden zodat u bij een controle kan aantonen dat deze informatie door u niet verzonnen is. U mag zelf kiezen of u deze documenten in fysieke vorm of elektronische vorm bijhoudt. Wat u wel best doet is op de fysieke documenten het volgnummer uit uw dagboek overnemen zodat bij een controle u snel het bewijsstuk terugvindt.

In Cashaca bestaat er ook een mogelijkheid om een elektronische versie van uw facturen als een bijlage aan een boeking toe te voegen zodat u deze steeds snel met één klik bij een fiscal controle kan opvragen.