1. Waarom dit privacybeleid?
1.1. Dit is het privacybeleid van Cashaca (hierna ook “wij” of “ons”). Onze ondernemingsgegevens vind je in artikel 3 hieronder.
1.2. Dit beleid is van toepassing op de verwerking van jouw gegevens door Cashaca, op of via het webplatform Cashaca en de eraan verbonden diensten en functionaliteiten, beschikbaar op https://www.cashaca.be.
In dit beleid leggen wij jou uit welke persoonsgegevens we van jou verwerken, hoe wij dat doen, waarom wij dat doen, op welke basis wij dat doen, welke rechten jij hebt en met wie we jouw gegevens kunnen delen. Wij proberen je hierover zo transparant mogelijk te informeren.
We raden je aan om dit beleid zorgvuldig te lezen. Je kan dit privacybeleid te allen tijde raadplegen onder de rubriek ‘Privacy Policy’ op onze website.
1.3. Jouw privacy is uiterst belangrijk. Daarom nemen wij alle passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, inclusief de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR). De medewerkers en aangestelden van Cashaca alsook dienstverleners of leverancier die zij inschakelt en die toegang hebben tot jouw persoonsgegevens hebben evenzeer de verplichting de AVG na te leven. In het licht hiervan neemt Cashaca alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
1.4. Deze policy dekt niet het privacybeleid, verklaringen of voorwaarden van derden noch van eventuele diensten, websites of applicaties waarnaar via hyperlinks op Cashaca of elders zou worden verwezen.
1.5. Cashaca kan dit privacybeleid aanpassen. Op de website https://www.cashaca.be vind je steeds de meest actuele versie. Eventuele wijzigingen of updates zullen gecommuniceerd worden via Cashaca, per e-mail of via andere elektronische kanalen. Dit privacybeleid werd het laatst gewijzigd op 09/12/2024.
1.6. Dit privacybeleid is onderworpen aan het Belgische recht. Enkel de rechtbanken van Gent (afdeling(en) Gent) zijn bevoegd in geval van een geschil.
1.7. Voor vragen of verzoeken kan je steeds mailen naar privacy@pia.be.
2. Wie is er verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?
2.1. Wij (Cashaca). Wij zijn de zogenaamde ‘verwerkingsverantwoordelijke’ om het met een moeilijk woord te duiden. Dit betekent dat wij het doel en de middelen van de verwerking bepalen en instaan voor de rechtmatige en correcte verwerking van jouw gegevens.
2.2. Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van bepaalde betrokkenen in opdracht van onze klanten, zoals klanten, leveranciers of werknemers van onze klant dan wel andere betrokkenen waarop de gegevens of documenten van de klant op Cashaca betrekking hebben, treden wij op als verwerker van onze klant (die de verwerkingsverantwoordelijke is). Met onze klanten sluiten wij daartoe een verwerkersovereenkomst. Daarin worden de garanties vastgelegd met het oog op afdoende passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van jouw persoonsgegevens.
3. Hoe kan je ons contacteren?
Rechtsvorm: BV
Vennootschapsnaam: CashacaSoftware
Zetel: Foreestelaan 88 / 301, 9000 Gent
Ondernemingsnummer (KBO): 0740.649.339
E-mail: privacy@pia.be
Website: https://www.cashaca.be
Onze Data Protection Officer kan je contacteren op privacy@pia.be.
4. Welke gegevens verwerken wij van jou en hoe?
Hieronder geven we schematisch weer welke persoonsgegevens we van jou verwerken, voor welke doeleinden, op basis van welke rechtsgronden en hoe of waar die gegevens worden verwerkt of bewaard.
Onder 4.1 geven we een overzicht van onze verwerkingsactiviteiten als verwerkingsverantwoordelijke en onder 4.2 als verwerker van onze klant.
Cashaca kan jouw gegevens als prospect, klant, gebruiker of leverancier / dienstverlener rechtstreeks van jou ontvangen dan wel onrechtstreeks via derden (bijvoorbeeld via partners van Cashaca). In dit laatste geval zal je zo snel mogelijk worden geïnformeerd over de doorgifte en verwerking van jouw persoonsgegevens, ofwel uiterlijk op het moment van het eerste contact met jou ofwel binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen één maand na de verkrijging van jouw persoonsgegevens, afhankelijk van de concrete omstandigheden waarin jouw persoonsgegevens worden verwerkt. Dit steeds met in acht name van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming (in het bijzonder de AVG).
De verwerking van jouw gegevens maakt niet het voorwerp uit van zogenaamde ‘geautomatiseerde individuele besluitvorming’ of van profilering.
Voor de doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking een gerechtvaardigd belang is van Cashaca (zie verder), kan je ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd.
4.1. Als verwerkingsverantwoordelijke:
Van prospecten (contactpersonen van de prospect):
Van klanten (contactpersoon van de klant) en/of Cashaca (eind)gebruikers van de klant:
Van leveranciers / dienstverleners (contactpersoon):
4.2. Als verwerker (van de klant):
In het kader van Cashaca en de hieraan verbonden (platform)diensten kunnen we ook de (persoons)gegevens verwerken van betrokkenen waarvoor de klant verantwoordelijk is, zoals bv. prospecten, klanten, werknemers, leveranciers of andere contractanten of contactpersonen van de klant dan wel andere betrokkenen / natuurlijke personen van wie de klant persoonsgegevens verwerkt en laat verwerken door Cashaca via Cashaca en/of de diensten.
Cashaca verwerkt deze (persoons)gegevens enkel met het oog op de uitvoering van de Cashaca diensten aan de klant. Dit kunnen identificatiegegevens van de betrokkene zijn, zoals naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres, beroep en betrekking van de betrokkene, ondernemingsgegevens, financiële gegevens zoals rekeningnummers, betalingsgegevens dan wel andere persoonsgegevens waarvoor de klant verantwoordelijk is.
5. Wie ontvangt of verwerkt jouw gegevens nog (naast Cashaca)?
5.1. Jouw gegevens kunnen verwerkt worden door onze partners, dienstverleners of leveranciers enkel in het kader van het Cashaca platform en de diensten hieraan verbonden. Het gaat bv. ook om hosting providers, platformpartners, IT partners, webbeheerders, netwerkbeheerders, softwareleveranciers en ondernemingen die betalingsdiensten, marketingdiensten, communicatiediensten of mediadiensten verlenen aan ons.
Onze klanten kunnen op verzoek een lijst van onze subverwerkers bekomen in verband met de Cashaca diensten. Contacteer ons daartoe gerust op privacy@pia.be. Cashaca sluit met haar verwerkers en subverwerkers (sub)verwerkersovereenkomsten zodat zij ten aanzien van haar klanten, gebruikers en prospecten kan garanderen dat zij beroep doet op passende dienstverleners die de persoonsgegevens op een veilige manier verwerken in opdracht van Cashaca. Cashaca zorgt ervoor dat zij samen met haar (sub)verwerkers en partners de nodige maatregelen neemt om de principes van gegevensbescherming te integreren in de Cashaca diensten.
5.2. Verder hebben enkel personen binnen Cashaca, zoals personeel of aangestelden, die daartoe gemachtigd zijn, toegang tot jouw persoonsgegevens op of via Cashaca. Zij zullen enkel toegang hebben tot de gegevens die relevant zijn in het kader van de Cashaca diensten in kwestie. Die personen zijn gehouden tot strikte vertrouwelijkheid met betrekking tot die persoonsgegevens. Ook beschikt Cashaca over passende interne procedures over informatieveiligheid, gegevensbescherming, briefgeheim en elektronische communicatie.
5.3. Wanneer je via Cashaca wenst doorverwezen te worden naar een expert, specialist of beroepsbeoefenaar zoals een accountant of belastingadviseur, dan zullen die jouw persoonsgegevens die op jouw verzoek worden doorgegeven ook vertrouwelijk moeten behandelen, onverminderd hun verplichtingen onder de geldende wetgeving. De expert, specialist of beroepsbeoefenaar in kwestie zal desgevallend verantwoordelijk zijn voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in het kader van eventuele fiscale of boekhoudkundige adviezen, opdrachten of bijstand. Voor informatie over deze gegevensverwerking zal je het privacybeleid van die expert, specialist of beroepsbeoefenaar moeten raadplegen.
5.4. Ten slotte kunnen ook andere ondernemingen jouw gegevens verwerken in het kader van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld onze eigen accountants, bedrijfsrevisoren, verzekeringsmakelaars, verzekeraars, juridische adviseurs, advocaten of andere dienstverleners (enkel voor zover dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving).
6. Worden jouw persoonsgegevens doorgegeven buiten de EU?
Neen. Jouw persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EU.
Indien toch beroep zou worden gedaan op (sub)verwerkers die gevestigd zijn buiten de EU, dan zorgt Cashaca voor de nodige passende waarborgen voor bescherming van jouw persoonsgegevens (zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie) en eventuele aanvullende maatregelen zo nodig.
Zo gewenst kunt u een lijst opvragen van de (sub)verwerkers van Cashaca via privacy@pia.be waarop ook wordt aangeduid waar de persoonsgegevens worden verwerkt.
7. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
7.1. Cashaca verzamelt, genereert en verwerkt enkel de gegevens in functie van de doeleinden hierboven omschreven. Wij zullen jouw gegevens niet langer bijhouden dan noodzakelijk voor die doeleinden, tenzij er op de bewaring of verwerking ervan bijzondere wettelijke bepalingen van toepassing zijn.
7.2. Persoonsgegevens die Cashaca van jou heeft verkregen als klant of leverancier worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximum 10 jaar na het einde van de overeenkomst (dit stemt overeen met de contractuele verjaringstermijn).
7.3. Persoonsgegevens die Cashaca verwerkt in het kader van direct marketing worden tot maximum 3 jaar bijgehouden na het laatste contact met de klant of prospect in kwestie.
7.4. Persoonsgegevens van betrokkenen voor wie de klant of gebruiker van Cashaca verantwoordelijk is, zullen enkele worden verwerkt tijdens de duur van de overeenkomst met de klant of gebruiker of tot zolang de diensten op Cashaca worden gebruikt en er gegevens van de klant of gebruiker worden verwerkt. Bij verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de klant waarbij Cashaca kwalificeert als verwerker wordt de duur van de verwerking alsook de teruggave en/of verwijdering van persoonsgegevens bij het einde van de overeenkomst ook geregeld in de verwerkersovereenkomst tussen Cashaca en de klant.
7.5. Voor bepaalde gegevens kunnen er specifieke wettelijke of conventionele bewaringstermijnen gelden. In ieder geval geldt hierbij steeds het principe dat wij jouw gegevens niet langer bijhouden dan nodig.
7.6. Na het verstrijken van de toepasselijke termijnen worden de persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd, tenzij bepaalde wetgeving een langere termijn voorschrijft.
8. Wat zijn jouw rechten?
8.1. Je hebt het recht op informatie over de verwerking van jouw gegevens. Dit wordt je meegedeeld via deze privacy policy. Je kan ons ook steeds verzoeken om bijkomende informatie te verschaffen.
8.2. Je hebt het recht om ons te verzoeken om:
- inzage van jouw gegevens.
Daarvoor kan je kosteloos één kopie van de gevraagde informatie krijgen. Indien je om bijkomende kopieën verzoekt, kunnen wij jou hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen als administratieve kost.
- verbetering van jouw gegevens (zo nodig);
- verwijdering van jouw persoonsgegevens indien:
o de verwerking van die gegevens niet langer noodzakelijk is voor het doeleinde of de doeleinden waarvoor ze door ons werden verwerkt;
o je een eerder gegeven toestemming hebt ingetrokken;
o je bezwaar maakt tegen de verwerking door ons;
o de persoonsgegevens onrechtmatig door ons zouden zijn verwerkt;
o dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting; of
o de persoonsgegevens verwerkt zouden zijn in verband met een aanbod van online dienstverlening aan kinderen.
- beperking van de verwerking die op jou betrekking heeft.
Je hebt het recht om een beperking van de verwerking te verkrijgen indien je:
o de juistheid van de gegevens waarover we beschikken, betwist;
o de verwerking onrechtmatig is en je je verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in de plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan verzoekt;
o we deze gegevens niet meer nodig hebben terwijl jij deze gegevens wel nog nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
o in afwachting van een antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Cashaca zwaarder doorwegen dan die van jou of jouw (privacy)rechten indien je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
8.3. Je hebt het recht om tegen de verwerking van jouw gegevens bezwaar te maken.
Je kan te allen tijde en kosteloos bezwaar kunnen maken tegen de verwerking van jouw gegevens voor direct marketing.
Dit kan eenvoudig door dit te laten weten via privacy@pia.be en/of via uitschrijving, bv. via onze website, Cashaca of in de mailings zelf. Je zal dan van ons geen nieuwsbrieven of marketing mailings meer ontvangen.
8.4. Je hebt het recht op overdraagbaarheid van jouw gegevens (aan een andere verwerkingsverantwoordelijke). Dit kan enkel indien de verwerking door ons berust op jouw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
8.5. Indien de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op jouw toestemming, dan heb je het recht om je toestemming te allen tijde in te trekken.
8.6. Je hebt bovendien het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – T: +32(0)2 274 48 00 – E: contact@apd-gba.be). In geval van een klacht kan je ook steeds Cashaca zelf contacteren op privacy@pia.be.
8.7. Voor de uitoefening van jouw rechten kan je eenvoudigweg een verzoek richten aan Cashaca op privacy@pia.be Hierbij moet je je wel afdoende identificeren. Wanneer wij redenen hebben om te twijfelen aan jouw identiteit, mogen wij jou om aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van jouw identiteit. Wij zullen enkel om een kopie van jouw identiteitskaart vragen om te verifiëren wie effectief een verzoek indient indien dit proportioneel is en er geen andere verificatiemanieren zijn. Je dient er desgevallend voor te zorgen dat alle informatie of gegevens die niet nodig zijn voor de verificatie en bevestiging van jouw identiteit zwart worden gemarkeerd of anderszins worden verwijderd of onleesbaar worden gemaakt.
Vragen? Contacteer ons gerust: privacy@pia.be.
