Als zelfstandige moet je op regelmatige basis een BTW aangifte indienen. De BTW aangifte is een samenvatting van alle transacties waarvoor je BTW kan terugkrijgen van de staat (bv aankopen) en waarvoor je BTW moet storten aan de staat (bv verkopen)

Als kleine onderneming kan je ook kiezen om vrijgesteld van BTW te zijn. Onder dit statuut moeten zij geen BTW aanrekenen op verkopen maar mogen zij ook geen BTW terugtrekken op aankopen. Kleine ondernemingen die voor dit statuut kiezen moeten dan ook geen BTW aangifte invullen. Zij moeten enkel elk jaar een klantenlisting indienen.

Hieronder bespreken we uitgebreid de volgende drie stappen:

• Hoe stel je zelf een BTW aangifte op?
• Wat zijn de deadlines voor het indienen van een BTW aangifte?
• Hoe dien je zelf een BTW aangifte online in?

Voor elke aankoop en verkoop die u opneemt in uw BTW aangifte moet u bepalen op welke roosters in de BTW aangifte zij een impact hebben. Daarna maakt u per rooster de som over al de verkopen en aankopen. Nodeloos te zeggen dat dit een hele klus is en wij raden u dan ook aan om boekhoudsoftware zoals Cashaca te gebruiken. Aan de hand van de informatie die deze software vraagt bij het invoeren van aankopen en verkopen worden de juiste getallen automatisch bij de juiste rooster toegevoegd.

Hieronder tonen we voor de meest voorkomende types aankopen en verkopen hun impact op de roosters in het BTW formulier

A. Verkopen aan Belgische klanten

Rooster [00]: het bedrag excl. BTW waarop u 0% BTW moet aanrekenen
Rooster [01]: het bedrag excl. BTW waarop u 6% BTW moet aanrekenen
Rooster [02]: het bedrag excl. BTW waarop u 12% BTW moet aanrekenen
Rooster [03]: het bedrag excl. BTW waarop u 21% BTW moet aanrekenen
Rooster [54]: het BTW bedrag

Voorbeeld: Verkoop met als bedragen 100 euro excl. BTW aan 21% en 300 euro excl. BTW aan 6%:
Rooster [01]: 300
Rooster [03]: 100
Rooster [54]: 39 (=300 x 6% + 100 x 21%)

B. Verkopen van goederen aan Europese BTW plichtige klant welke geleverd worden in dat EU land (=intracommunautaire verkoop)

Rooster [46]: het bedrag van de verkoop (er wordt geen BTW aangerekend)

Voorbeeld: Verkoop van goederen aan een Nederlands bedrijf ter waarde van 1000 euro
Rooster [46]: 1000

C. Verkopen van diensten aan Europese BTW plichtige klant (=intracommunautaire verkoop)

Rooster [44]: het bedrag van de verkoop (er wordt geen BTW aangerekend)

Voorbeeld: Verkoop van diensten aan een Nederlands bedrijf ter waarde van 1000 euro
Rooster [44]: 1000

D. Verkoop aan een land buiten de EU

Rooster [47]: het bedrag van de verkoop (er wordt geen BTW aangerekend)

Voorbeeld: Verkoop aan een Canadees klant ter waarde van 1000 euro
Rooster [47]: 1000

E. Annulering van verstuurde factuur aan Belgische klant via creditnota

Rooster [49]: het bedrag excl. BTW
Rooster [64]: de BTW die je terug kan trekken naar aanleiding van de creditnota

Voorbeeld: terugname van een verkoop van 1000 euro excl BTW van Belgische klant
Rooster [49]: 1000
Rooster [64]: 210

A. Aankoop van handelsgoederen van een Belgische leverancier (100% beroepsgebruik en geen aftrekbeperking)

Rooster [81]: Bedrag van aankoop excl. aftrekbare BTW
Rooster [59]: Aftrekbare BTW

Voorbeeld: aankoop voor 1000 euro bij Belgische bedrijf van handelsgoederen
Rooster [81]: 1000
Rooster [59]: 210 (er werd 21% BTW aangerekend op factuur)

B. Aankoop van investeringen (=goederen die langer dan een jaar meegaan) van een Belgische leverancier (100% beroepsgebruik en geen aftrekbeperking)

Rooster [83]: Bedrag van aankoop excl. aftrekbare BTW
Rooster [59]: Aftrekbare BTW

Voorbeeld: aankoop van computer van 1000 euro bij Belgische bedrijf
Rooster [83]: 1000
Rooster [59]: 210 (er werd 21% BTW aangerekend op factuur)

C. Overige aankopen van goederen die geen investeringen of grondstof of hulpstof of handelsgoed zijn van een Belgische leverancier (100% beroepsgebruik en geen aftrekbeperking)

Rooster [82]: Bedrag van aankoop excl. aftrekbare BTW
Rooster [59]: Aftrekbare BTW

Voorbeeld: aankoop van printerinkt voor 1000 euro bij Belgische bedrijf
Rooster [82]: 1000
Rooster [59]: 210 (er werd 21% BTW aangerekend op factuur)

D. Aankoop van diensten van een Belgische leverancier (100% beroepsgebruik en geen aftrekbeperking)

Rooster [82]: Bedrag van aankoop excl. aftrekbare BTW
Rooster [59]: Aftrekbare BTW

Voorbeeld: aankoop van domeinnaam van 100 euro bij Belgische bedrijf
Rooster [82]: 100
Rooster [59]: 21 (er werd 21% BTW aangerekend op factuur)

E. Aankoop van diensten van een Belgische leverancier waarbij een deel voor privégebruik is maar het beroepsgebruik 100% aftrekbaar is)

Rooster [82]: Beroepsgedeelte van de aankoop excl. aftrekbare BTW
Rooster [59]: Aftrekbare BTW (enkel de BTW op het beroepsgedeelte is aftrekbaar)

Voorbeeld: telefoonrekening van 100 euro bij Belgische bedrijf waarbij 50% privégebruik was
Rooster [82]: 50 (=50% x 100)
Rooster [59]: 10,5 (er werd 21% BTW aangerekend op factuur)

F. Aankoop van diensten bij een leverancier in een ander EU land (=intracommunautaire aankoop)

Rooster [82]: Beroepsgedeelte van aankoop
Rooster [88]: Bedrag van aankoop
Rooster [55]: BTW die op deze aankoop in België moet betaald worden
Rooster [59]: Aftrekbare BTW

Voorbeeld: Aankoop van domeinnaam bij Duits bedrijf ter waarde van 100 euro
Rooster [82]: 100
Rooster [88]: 100
Rooster [55]: 21 (Je moet 21% BTW betalen in België op de factuur waar geen Duitse BTW werd op aangerekend)
Rooster [59]: 21 (De BTW is 100% aftrekbaar)

G. Aankoop van investering bij een leverancier in een ander EU land met levering in België (=intracommunautaire aankoop)

Rooster [83]: Beroepsgedeelte van aankoop
Rooster [86]: Bedrag van aankoop
Rooster [55]: BTW die op deze aankoop in België moet betaald worden
Rooster [59]: Aftrekbare BTW

Voorbeeld: Aankoop van computer bij Duits bedrijf ter waarde van 1000 euro met 50% privégebruik
Rooster [83]: 500 (50% privégebruik)
Rooster [86]: 1000 (Bedrag op factuur)
Rooster [55]: 210 (Je moet 21% BTW betalen in België op de factuur waar geen Duitse BTW werd op aangerekend)
Rooster [59]: 105 (Enkel BTW op het beroepsgedeelte is aftrekbaar)

H. Aankoop van diensten bij bedrijf van buiten de EU

Rooster [82]: Beroepsgedeelte van aankoop
Rooster [87]: Bedrag van aankoop
Rooster [56]: BTW die op deze aankoop in België moet betaald worden
Rooster [59]: Aftrekbare BTW

Voorbeeld: Huur van server bij Canadees bedrijf ter waarde van 100 euro Rooster [82]: 100
Rooster [87]: 100
Rooster [56]: 21 (Je moet 21% BTW betalen in België op de factuur)
Rooster [59]: 21 (De BTW is 100% aftrekbaar)

I. Ontvangst van creditnota van Belgische leverancier voor oorspronkelijke aankoop van diensten

Rooster [82]: Bedrag van creditnota excl BTW (als negatief getal, in mindering te brengen)
Rooster [85]: Bedrag van creditnota excl BTW (als positief getal)
Rooster [63]: Bedrag van BTW (als positief getal)

Voorbeeld: Creditnota voor verkeerd ontvangen factuur bij aankoop van software online bij Belgische leverancier ter waarde van 1000 euro + 210 BTW
Rooster [82]: -1000
Rooster [85]: 1000
Rooster [63]: 210

Elk jaar publiceert de BTW administratie een “BTW kalender” met alle belangrijke deadlines: https://financien.belgium.be/nl/ondernemingen/btw/kalender.

Voor de kwartaalaangifes met betrekking tot 2018 zijn dit de volgende data:

De BTW aangifte moet online worden ingediend via de INTERVAT toepassing van de overheid. Je hebt hiervoor een elektronische kaartlezer nodig om jou aan te kunnen melden bij INTERVAT met jouw identiteitskaart. Je hebt deze kaartlezer ook nodig om nadien jouw BTW aangifte online elektronisch te ondertekenen.

Spijtig genoeg ondervinden gebruikers vaak problemen wanneer zij zich de eerste keer proberen aan te melden via hun identiteitskaart bij INTERVAT. Zeker als zij gebruikmaken van een Apple / Macbook computer. Wacht dus niet tot aangifte deadline om een eerste keer gebruik te maken van INTERVAT. Ze heeft u voldoende tijd heeft om via de helpdesk van INTERVAT de oorzaak van potentiële problemen op te lossen.